Tapahtuman turvallisuuteen ei voi koskaan panostaa liikaa. Tapahtumien turvallisuutta säätelevät erilaiset lait ja säädökset: esimerkiksi pelastuslaki (toteutumista valvoo Pelastuslaitos), kokoontumislaki (Poliisi), terveydensuojelulaki ja kuluttajaturvallisuuslaki (Tukes) asettavat tapahtuman järjestäjän toiminnalle vaatimuksia, jotka turvaavat niin tapahtumassa kävijää kuin itse tapahtuman järjestäjääkin. Siksi on tärkeää miettiä tarkkaan kaikki mahdolliset tapahtuman riskitekijät ja laatia niiden pohjalta tarkat turvallisuus- ja pelastussuunnitelmat.

Kuitenkin on muistettava, että hyvin tehdyt suunnitelmat eivät auta ketään jos niistä ei ole tietoa kuin laatijalla ja viranomaisilla. Suunnitelmia on hyvä käyttää mm. henkilökunnan ja talkoolaisten koulutustilaisuuksissa ja infomateriaaleissa joko kokonaisuudessaan tai eri ryhmille sovellettavin osin.

On muistettava, että vaikka jonkin tapahtumaan liittyvän palvelun tai toiminnon (esimerkiksi ilotulituksen) tuottaa jokin ulkopuolinen taho, on tapahtumajärjestäjä vastuussa myös tämän toiminnon turvallisuudesta.

Tapahtumateollisuus ry on yhteistyössä viranomaisten kanssa laatinut tapahtumille check-listan, jonka avulla on helppo käydä läpi oman tapahtuman turvallisuusasioita. Turvallisissa tapahtumissa mitään ei jätetä sattuman varaan, vaan jokainen yksityiskohta huomioidaan, hoidetaan ja vielä varmistetaan. Katso lisätietoja linkkilistasta Turvalliset tapahtumat.

Pelastussuunnitelma

Pelastussuunnitelma on tehtävä tapahtumista, joissa yleisömäärä on yli 200 henkilöä, poistumisjärjestelyt poikkeavat normaaleista tai luonnonolosuhteiden tai muiden seikkojen vuoksi voi tulla eteen vaaratilanteita. Pelastussuunnitelma toimitetaan Etelä-Pohjanmaan pelastuslaitokselle, josta voi myös kysyä apua suunnitelman tekoon.

Pelastussuunnitelman tekeminen toimii myös tapahtuman järjestäjän muistilistana ja se helpottaa toimijoiden keskinäistä työnjakoa. Näin tapahtumista tulee laadukkaita ja talkoolaisillakin on selkeät toimintaohjeet.

Turvallisuussuunnitelma

Suurissa tapahtumissa on hyvä olla erillinen turvallisuuspäällikkö ja turvallisuuden eri osa-alueille nimettynä vastaavat henkilöt. Turvallisuussuunnitelma on tapahtumanjärjestäjän tekemä, pelastussuunnitelmaa laajempi kokonaisuus, jossa määritellään kaikki turvallisuuteen liittyvät asiat, muun muassa rikosten torjunta ja järjestyksen valvonta sekä selvitetään muut toiminnan riskitekijät ja niihin varautuminen.

Turvallisuussuunnitelmaan on hyvä kirjata ainakin seuraavat kokonaisuudet:

  • Tapahtuman kuvaus, ajankohta ja osallistujien enimmäismäärä
  • Tapahtumapaikka/ -paikat ja ajo-ohjeet
  • Tapahtuman vastaavien henkilöiden yhteystiedot
  • Turvallisuudesta vastaavat henkilöt ja heidän yhteystiedot
  • Turvallisuudesta vastaavien työnjako ja keskinäinen viestintä
  • Selvitys tapahtuman vakuutuksista
  • Pelastusajoneuvoille ja sairaankuljetukselle suunnitellut hätätiet
  • Mahdollisten onnettomuus- ja vahinkotilanteiden riskikartoitus, ennaltaehkäisy ja toimintaohjeet niihin sekä ohjeistus hälytysten tekoon
  • Tarkka selvitys ensiapuvalmiudesta
  • Pelastustoimen kanssa tehtävä yhteistyö paloturvallisuuden takaamiseksi
  • Selvitys tapahtuman vastaavien, eri ryhmävastaavien, henkilökunnan ja ensiapuhenkilökunnan pätevyydestä
  • Ryhmänvetäjien, eri toimipisteiden työntekijöiden, järjestyksenvalvojien ja muiden talkoolaisten toimintaohjeet onnettomuus- ja vahinkotilanteissa sekä ensiavun ja ensihoidon hälyttämisohjeet
  • Ravinto- ja hygieniaohjeistukset eri toimijoille
  • Selvitys, miten paloturvallisuus on huomioitu tapahtumassa (paloturvalliset kankaat, maastopalon vaara yms.)
  • Kooste eri viranomaisille tehdyistä ilmoituksista ja lupahakemuksista sekä niistä vastaava henkilö/ henkilöt
  • Evakuointisuunnitelma ja joukkoevakuointipaikka/ -paikat ja toimintaohje, miten evakuointi hoidetaan ja kuka evakuoinnista vastaa
  • Onnettomuus- tai vaaratilanteen jälkeinen toiminta, miten siitä tiedotetaan ja kuka vastaa mahdollisesta raportoinnista
  • Kriisiviestinnän ohjeet ja vastuuhenkilö
  • Mahdollisen kriisitilanteen jälkihoito
  • Turvallisuussuunnitelman jakelu ja selvitys, missä ja milloin suunnitelma on käyty läpi tarvittavien henkilöiden kanssa

Tapahtuman pelastus- ja turvallisuussuunnitelmaan liitetään ensiapusuunnitelma.

Ensiapusuunnitelma

Pelastus- ja turvallisuussuunnitelman lisäksi laaditaan ensiapusuunnitelma, jossa kuvataan tilaisuuden ensiapuvalmius ja mahdolliset tapahtumaan sisältyvät erityisriskit.

Suunnitelma on toimitetaan kirjallisesti pelastus- ja turvallisuussuunnitelman liitteenä viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa Etelä-Pohjanmaan Pelastuslaitokselle.

Suunnitelmasta tulee selvitä mm., miten tapahtumassa on varauduttu mahdollisiin tapaturmiin sekä sairaskohtauksiin tai muihin tilaisuudessa tapahtuviin terveyttä vaarantaviin ja avun tarvetta aiheuttaviin riskeihin ja tapahtumiin.

Paikalle varattava ensiapuhenkilöstö on merkittävä tehtävänmukaisesti eikä heitä saa nimetä muihin tehtäviin yleisötilaisuudessa. Osallistujilla ja alueen ensihoidolla tulee olla esteetön pääsy ensiapupisteeseen, jonka tulee olla näkyvästi merkitty tavoittamisen helpottamiseksi.

Suunnitelmasta tulee selvitä ensiapupäivystyksen vastuuhenkilö sekä hänen tapahtumanaikaiset yhteystietonsa.

Suurissa yleisötilaisuuksissa (osallistujia yli 5000 tai tapahtumassa runsaasti anniskelupaikkoja tai osallistujissa terveydentilaltaan erityisriskejä) tulee tilaisuuden järjestäjän pyrkiä toteuttamaan ensiapupalvelut siten, että tilaisuudessa on varhaisen defibrillaation valmius.

Suunnitelmassa tulee kuvata myös toiminta hätätilanteessa ja lisäavun hälyttäminen siten, että kaikki tapahtumassa työskentelevät voivat siitä etukäteen kerrata asiat.

Terveysturvallisuussuunnitelma

Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri on epidemian perustasolla, minkä vuoksi aluehallintovirasto ei tee niille enää päätöstä kokoontumisrajoituksista. Uudessa tilanteessa kuntien valvontavastuu korostuu.

Perustason alueillakin yleisötilaisuuden järjestäjän on kuitenkin laadittava terveysturvallisuussuunnitelma siitä, miten varmistetaan tilaisuuden terveysturvallisuus ja miten toteutetaan tartuntalain 58 c pykälän mukaiset, velvoittavat hygieniakäytännöt, kuten mm. mahdollisuuden käsien puhdistamisen, riittävien etäisyyksien ylläpidon ja tilojen puhdistamisen.

Terveysturvallisuussuunnitelman laatii tapahtumanjärjestäjä vähintään kahta viikkoa ennen tapahtumaa, ja se lähetetään osoitteeseen tartunnanjaljittajat@seinajoki.fi. Katso ohje tästä (PDF).

Kuluttajaturvallisuus

Kuluttajaturvallisuus koskee erityisesti asiakkaiden, osallistujien ja sivullisten turvallisuutta normaalioloissa.

Tapahtumasta on laadittava turvallisuusasiakirja mikäli yhtäaikainen henkilömäärä ylittää 2000 henkilöä tai mikäli tapahtumassa on seikkoja, joista voi olla vähäistä merkittävämpää vaaraa asiakkaille tai sivullisille. Asiakirja toimitetaan vain erikseen pyydettäessä viranomaisille. Lisätietoja turvallisuusasiakirjan laatimisesta löytyy TUKESin sivuilta tästä linkistä.

Tapahtuman turvallisuudesta tulee varmistua erityisesti yleisön saapuessa, osallistuessa ja poistuessa, mutta myös koko tapahtuman elinkaaren aikana; ennen, aikana ja jälkeen tapahtumaa.

Riskin aiheuttaja voi olla ihmisten suuri määrä tai muu syy kuten esim. benji-hyppy, tatuointi- ja lävistyspalvelut, trampoliini tms. Tapahtumia on niin monimuotoisia, että ilmoitusvelvollisuus on harkittava tapauskohtaisesti.

Onnettomuuksista ja vaaratilanteista tulee pitää kirjanpitoa tai seurantaa tapahtuman aikana. Vakavista tai poikkeuksellisista onnettomuuksista ja vaaratilanteista tulle ilmoittaa välittömästi TUKESille

Moottoriurheilutapahtumista pitää aina laatia turvallisuusasiakirja, koska toimintaan sisältyy aina merkittävä vaara osallistujille ja sivullisille. Lisätietoja TUKESin sivuilta.

Vakuutukset

Tapahtuman järjestäjän on huolehdittava ilmoitusten ja viranomaislupien lisäksi myös vakuutuksista, jotka kattavat sekä tapahtumassa työskentelevät henkilöt ja talkoolaiset että tapahtuman kävijät.

Tapaturmavakuutus kannattaa ottaa niin laajana, että se kattaa tapahtuman järjestäjälle, henkilöstölle ja talkoolaisille tapahtuneet tapaturmat. Laki ei määrää talkooväen vakuuttamisesta, mutta vastuullinen tapahtuman järjestäjä huolehtii, että hekin kuuluvat vakuutuksen piiriin.

Vastuuvakuutus kattaa tapahtuman korvausvastuun yleisöä, toimihenkilöitä tai ulkopuolista kohdanneesta henkilö- tai esinevahingosta. Poliisi edellyttää voimassaolevaa tapahtuman vastuuvakuutusta hyväksyessään ilmoitusta yleisötilaisuudesta.