Yleiset ehdot alueen tilapäiseen käyttöön tapahtumalle

Luvat ja ilmoitukset

1. Luvansaaja on velvollinen tekemään kokoontumislain (530/1999) mahdollisesti edellyttämän ilmoituksen yleisötilaisuudesta poliisille vähintään viisi (5) vuorokautta ennen tapahtumaa. Järjestelyissä on noudatettava poliisin ohjeita ja määräyksiä. https://poliisi.fi/yleisotilaisuudet.
2. Luvansaajan on laadittava pelastuslain (379/2011) 16 § ja asetuksen (407/2011) 3 § mahdollisesti edellyttämä pelastussuunnitelma, joka on toimitettava viimeistään 14 vuorokautta ennen tapahtuman alkamista tiedoksi hyvinvointialueen pelastusviranomaiselle https://pelastustoimi.fi/etela-pohjanmaa/lomakkeet-ja-ohjeet/yleisotapahtumat. Yli 2 000 henkilön tapahtuman ensiavun järjestämisestä tulee tehdä erillinen kirjallinen ensiapusuunnitelma, joka liitetään osaksi pelastussuunnitelmaa ja toimitetaan pelastuslaitokselle. 200–2 000 henkilön tapahtumassa kuvaus ensiapuvalmiudesta sisällytetään pelastussuunnitelmaan.
3. Luvansaaja on velvollinen tekemään ympäristönsuojelulain (527/2014) mahdollisesti edellyttämän meluilmoituksen Seinäjoen kaupungin ympäristönsuojeluviranomaiselle viimeistään 30 vuorokautta ennen tapahtumaa. Meluilmoituksen jättämisen tarve määritellään Seinäjoen kaupungin ympäristönsuojelumääräyksissä. Luvansaajan tulee noudattaa kaupungin ympäristönsuojelun antamaa melupäätöstä. Äänentoistolaitteiden käyttö on sopeutettava tapahtuman yleisömäärän mukaan niin, että vaikutukset tapahtuma-alueen ulkopuolelle jäävät mahdollisimman vähäisiksi. Lähiympäristön asukkaita ja muita toimijoita melun vaikutuspiirissä on tiedotettava tapahtumasta hyvissä ajoin, viimeistään viikkoa ennen tapahtumaa. Tarvittaessa meluntorjunnasta on neuvoteltava ympäröivien toimijoiden kanssa. Lisätietoa: https://www.seinajoki.fi/asuminen-ja-ymparisto/luonto-ja-ymparistonsuojelu/ymparistonsuojelumaaraykset/
4. Jos tapahtumaan ennakoidaan osallistuvan yhtä aikaa yli 500 henkilöä, on luvansaajan huolehdittava riittävästä määrästä käymälöitä käsienpesumahdollisuudella sekä järjestettävä tapahtumaan jätehuolto (STM asetus 405/2009). Yli 5000 osallistujan suurtapahtumista on tehtävä selvitys suuresta yleisötilaisuudesta verkkosivuilta https://www.seinajoki.fi/asuminen-ja-ymparisto/elainlaakarit-ja-yleinen-terveysvalvonta/hakemus-ja-ilmoituslomakkeet/ löytyvällä lomakkeella viimeistään 4 viikkoa ennen tapahtumaa. Selvityksen liitteeksi tarvitaan aluekartta, josta ilmenevät mm. käymälöiden, vesipisteiden, jäteastioiden ja elintarviketoimijoiden sijoittelu. Jätevedet on johdettava asianmukaisesti jätevesiviemäreihin tai niille varattuihin säiliöihin.
5. Tapahtumaan osallistuvista ulkopuolisista elintarviketoimijoista tulee lähettää listaus Seinäjoen alueen ympäristöterveydenhuoltoon. Jos luvansaajalla on tapahtumassa omaa elintarviketoimintaa (ei-vähäriskistä), tulee siitä tehdä elintarvikelain (297/2021) mukainen ilmoitus joko sähköisessä ilmoituspalvelussa https://ilppa.fi/toiminnanharjoittajan-ilmoitukset tai verkkosivuilta https://www.seinajoki.fi/asuminen-ja-ymparisto/elainlaakarit-ja-yleinen-terveysvalvonta/hakemus-ja-ilmoituslomakkeet/ löytyvällä lomakkeella viimeistään 4 viikkoa ennen toiminnan alkua. Lisätietoa ympäristöterveydenhuollon vaatimuksista: https://www.seinajoki.fi/asuminen-ja-ymparisto/elainlaakarit-ja-yleinen-terveysvalvonta/ilmoitusvelvolliset-kohteet/ (erityisesti muistilista tapahtumajärjestäjille).
6. Kaupungin ympäristönsuojeluun tulee jättää jätehuoltosuunnitelma vähintään 30 vuorokautta ennen tapahtumaa. Tähän liitetään aluekartta, johon merkitty kaikki rakennelmat, kuten lavat, anniskelualueet, ruokamyyntialueet, katsomoalueet, käymäläalueet, käsienpesupisteet, juomapisteet, astianpesupisteet, tupakointikieltoalueet ja mahdolliset tupakointialueet. https://www.seinajoki.fi/kulttuuri-ja-liikunta/tapahtumakaupunki-seinajoki/luvat-ja-ilmoitukset/jatehuoltosuunnitelma/
7. Luvansaaja vastaa jätelain (646/2011) 74 §:n 1 mom 3 kohdan nojalla tapahtuma-alueen ja tapahtuman välittömän lähialueen pitämisestä siistinä koko tapahtuman ajan sekä siivoamisesta välittömästi tapahtuman päätyttyä. Tapahtuma-alue on puhdistettava huolellisesti tupakantumpeista, nuuskapusseista, nippusiteistä sekä muista roskista. Mahdolliset katualueisiin tehdyt merkinnät on poistettava. Muussa tapauksessa kaupungilla on oikeus ilman eri kehotusta laskuttaa luvansaajalta alueen siistimisestä aiheutuvat kulut.
8. Luvansaaja on velvollinen hankkimaan mahdolliselle anniskelutoiminnalle erillisen luvan aluehallintovirastolta alkoholielinkeinorekisterin sähköisessä asioinnissa: https://avi.fi/asioi/yritys-tai-yhteiso/luvat-ilmoitukset-ja-hakemukset/alkoholin-myynti-ja-anniskelu/anniskelulupa. Kaupungin suostumus alkoholijuomien anniskeluun on mainittu päätöstekstissä.
9. Tupakkatuotteiden, nikotiininesteiden ja savuttomien nikotiinituotteiden myyntiä varten tulee hakea tupakkalain (549/2016) mukaista myyntilupa Valviran verkkosivujen kautta https://valvira.fi/tupakka/vahittaismyynti viimeistään 4 viikkoa ennen myynnin alkua. Jos lisäksi halutaan myydä nikotiinikorvaushoitotuotteita, haetaan niiden lääkelain (395/1987) mukaista myyntilupaa verkkosivuilta https://www.seinajoki.fi/asuminen-ja-ymparisto/elainlaakarit-ja-yleinen-terveysvalvonta/hakemus-ja-ilmoituslomakkeet/ löytyvällä lomakkeella. Tapahtumajärjestäjän on huolehdittava, että tupakointi tapahtuma-alueella noudattaa lainsäädännön vaatimuksia. Tupakointikieltomerkkien tapahtumassa on oltava selkeitä sekä kooltaan ja sijoittelultaan helposti havaittavissa.
10. Luvansaaja vastaa mahdolliseen ilotulitukseen tai pyrotekniikkaan liittyvien lupien hankkimisesta ja niihin liittyvien viranomaismääräysten noudattamisesta. Mikäli tapahtumaan liittyy tuliesitys tai pyrotekninen tehostetoteutus, on niistä tehtävä pelastussuunnitelmaan liitettävät erilliset ilmoitukset pelastusviranomaiselle viimeistään 14 vuorokautta ennen tilaisuuden järjestämistä. Lisätietoja: https://pelastustoimi.fi/etela-pohjanmaa/lomakkeet-ja-ohjeet/yleisotapahtumat. Kuluttajapalveluita tarjoavien yritysten tulee toimia kuluttajaturvallisuuslain 920/2011 mukaisesti.
11. Mikäli tapahtuma sisältää merkittävän riskin, joka toteutuessaan voi aiheuttaa vaaraa jonkun turvallisuudelle, esim. huvipuistolaitteet ja ohjelmapalvelut, on luvansaaja velvollinen laatimaan kuluttajaturvallisuuslain (920/2011) mahdollisesti edellyttämän turvallisuusasiakirjan Turvallisuus- ja kemikaalivirastolle (TUKES): https://tukes.fi/asiointi .
12. Luvansaaja on velvollinen tekemään muut tapahtumaan liittyvät mahdollisesti tarvittavat ilmoitukset ja hakemukset asianmukaisille viranomaisille.
13. Nestekaasun osalta luvansaajan on tehtävä tarvittavat ilmoitukset ja noudatettava pelastuslaitoksen antamia muita määräyksiä. Luvansaaja huolehtii pullojen asianmukaisesta varastoinnista noudattaen Valtioneuvoston asetusta nestekaasulaitosten turvallisuusvaatimuksista (858/2012) 22–25 §.
14. Ulkoilulain mukaisena kunnan leirintäalueviranomaisena Seinäjoen alueella toimii Seinäjoen kaupungin ympäristönsuojeluviranomainen. Tilapäisestä leirintäalueesta ei tarvitse tehdä erillistä ilmoitusta leirintäalueviranomaiselle. Leirinnän osalta on kuitenkin huomioitava ja noudatettava ulkoilulain 19 § mukaisia määräyksiä (https://finlex.fi/fi/lainsaadanto/saadoskokoelma/1973/606). Leirintäalue on sijoitettava siten, ettei se vaikeuta rakennuslaissa tarkoitettujen kaavojen toteuttamista ja lisäksi on noudatettava, mitä palo- ja henkilöturvallisuudesta sekä terveydellisten haittojen ehkäisemisestä erikseen säädetään ja määrätään. Ympäristöministeriö antaa tarvittaessa tarkemmat määräykset tilapäisen leirintäalueen vähimmäisvaatimuksista. Mikäli haittoja ilmenee, voi leirintäalueviranomainen antaa kyseiselle tilapäiselle leirinnälle tarkempia määräyksiä tai kieltää kyseisen leirinnän.

Tilapäiset liikennejärjestelyt ja väliaikaiset rakennelmat

15. Luvansaajan on toimitettava anomus tilapäisistä liikennejärjestelyistä Seinäjoen kaupungin suunnittelupäällikölle. Tapahtumaan liittyvistä tilapäisistä liikennejärjestelyistä tehdään erillinen päätös ja yhdyskuntatekniikka laskuttaa liikennejärjestelyistä aiheutuvista kustannuksista tavanomaisin ehdoin ja hinnastoin. Luvansaajan on huolehdittava liikennejärjestelyiden suunnitelman mukaisesta paikoillaan pysymisestä koko tapahtumaa koskevan järjestelyn ajan.
16. Luvansaaja huolehtii ulkopuolisten turvallisuudesta sulkemalla tapahtuman hallintaan luovutetut alueet pois muulta käytöltä myös tapahtuman rakennus- ja purkuvaiheessa. Väylille on asetettava asianmukaiset kyltit kertomaan tapahtuma-alueen sulusta ja sen pituudesta. Luvansaajan on huolehdittava tilapäisistä liikennejärjestelyistä tiedottamisesta sekä opasteista.
17. Luvansaaja huolehtii, että väliaikaisten rakennelmien osalta tarkastukset kirjataan Tapahtumaluvan (E-lupa) Tarkastukset-välilehdelle ennen viranomaiskierrosta.
18. Kun tapahtuma-alueille pystytetään väliaikaisia telttoja tai kojuja, luvansaaja huolehtii, että pystytettävissä pop up teltoissa/ kojuissa on riittävät painot, etteivät ne pääse irtoamaan ja aiheuttamaan vaaratilanteita. Linkki ohjeistukseen: https://pelastuslaitokset.fi/julkaisut/telttaohje. Telttoja käytettäessä on noudatettava valmistajan ohjeita sekä toimivaltaisten viranomaisten määräyksiä ja ohjeita. Telttojen pystyttäjällä, käyttäjällä sekä tapahtumanjärjestäjällä on vastuu telttojen ja näiden rakenteiden turvallisuudesta sekä siitä, etteivät nämä aiheuta vaaraa ihmisille tai omaisuudelle.
19. Alueen puita ei saa vaurioittaa, eikä niitä saa käyttää tilapäisten rakennelmien tukipuina.

Järjestys ja vaaratilanteet

20. Luvansaaja huolehtii järjestyksestä alueella. Tapahtuma-alueen suunnittelussa ja toteutuksessa on huomioitava pelastustiet, asiakasmäärään nähden riittävät hätäpoistumistiet ja muut turvallisuusmääräykset sekä niihin liittyvät viranomaisilmoitukset. Samoin on huomioitava osallistujien, yleisön ja tapahtuman työntekijöiden turvallisuus. Luvansaaja varmistaa myös tapahtuman ulkopuolisten turvallisuuden tarvittavin opastein.
21. Mikäli tapahtumassa syntyy vahinkoja, vaaratilanteita tai läheltä piti -tilanteita, luvansaaja lähettää niistä koosteen kaupungille. Luvansaaja vastaa kaikista kaupungille tai kolmannelle osapuolelle tapahtumasta tai siihen liittyvästä toimenpiteestä aiheutuvasta vahingosta tai haitasta. Kaupungin valvonta ei poista luvansaajan vastuuta. Mahdolliset vauriot alueella on korjattava hakijan toimesta mahdollisimman pian tapahtuman päätyttyä.
22. Vahinkoriskin ollessa vähäistä suurempi luvansaaja on velvollinen hankkimaan tarpeellisen vakuutussuojan.
23. Viranomaisilla tulee olla esteetön pääsy tapahtuma-alueelle työtehtävissä.
24. Sähkön ja veden tarpeesta luvansaajan on oltava yhteydessä Seinäjoen Energiaan.
25. Luvansaajan tulee järjestää alueella viranomaiskatselmus hyvissä ajoin ennen tapahtuman avaamista; ei kuitenkaan niin aikaisin, että rakenteita ja toimintoja ei pystytä arvioimaan.

Voimassaolo

26. Lupa on voimassa vain päätökseen merkityn ajan ja päätöksessä mainitulla alueella.
27. Luvansaaja ei saa siirtää oikeuttaan kolmannelle osapuolelle ilman kaupungin kirjallista suostumusta.
28. Päätösmaksu on 50 €. Kaupunki ei vastaa luvansaajalle aiheutuneista kustannuksista, mikäli päätös oikaisuvaatimuksen, valituksen tai ylemmän toimielimen päätöksen takia muuttuu tai kumoutuu.