Kaupungin myöntämä vieraanvaraisuus liittyy Seinäjoella järjestettävään tapahtumaan tai tilaisuuteen, joka tukee Seinäjoen kaupungin strategisia tavoitteita. Vieraanvaraisuutta harkittaessa arvioidaan, miten tapahtuma edistää kaupungin strategisia tavoitteita, onko vieraanvaraisuuden osoittamisesta kaupungille sen tunnettuutta edistävää tai muuta imagollista hyötyä ja liittyykö tapahtuma olennaisesti kaupungin toimintaan.  

Vieraanvaraisuutena järjestetyt vastaanotot järjestetään pääsääntöisesti kaupungintalolla, osoitteessa Kirkkokatu 6. Vastaanottoa isännöi kaupungin edustaja, ja kaupunki vastaa tilaisuuden kuluista sekä tarjoiluista. Kaupunki lähettää virallisen kutsukirjeen, jonka vieraanvaraisuuden hakijataho toimittaa kutsuvieraille.  

Harkinnan mukaan vieraanvaraisuus voidaan tarjota myös muissa kohteissa, esimerkiksi muissa kaupungin omistamissa kiinteistöissä tai ulkopuolisten toimitsijoiden tiloissa. Mikäli tilaisuus järjestetään muualla kuin kaupungin tiloissa, kaupungin osoittama vieraanvaraisuus muodostuu lähinnä tervetulomaljasta. Kotimaisten kokousten, kongressien ja tapahtumien yhteydessä vieraanvaraisuuden muoto on aina maljan tarjoaminen. Kaupunki voi harkita myös muunlaista vieraanvaraisuutta.